Gaia Servicios Ambientales declara que mantiene completa confidencialidad de la información originada en los servicios y proyectos que ejecuta, asegurando que la información sólo sea del conocimiento del cliente solicitante y los organismos públicos acorde la ley, que el personal no se encuentra sometido a ninguna forma de presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera, o de otro tipo, que pueda afectar negativamente su competencia o el desempeño del trabajo realizado, ni sobre la calidad del servicio prestado.

Gaia Servicios Ambientales establece como política proteger la información confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes incluyendo el almacenamiento y transmisión electrónica de resultados, si bien estos tengan que, por efectos legales, estar disponibles para los organismos públicos, o por efectos de auditorías, estar disponibles para organismos de acreditación o de certificación. Para ello, todo el personal firmará un acuerdo de confidencialidad y además deberá cumplir las siguientes disposiciones:

• Ninguna persona que, en ejercicio de sus funciones, tenga acceso a información privilegiada que involucre el desarrollo de actividades tanto internas como con clientes, está autorizada para utilizarla a beneficio personal. Así mismo, no se le permitirá divulgar, revelar o suministrar la información a cualquier persona natural o jurídica que no tenga una relación de servicios y de confidencialidad en el trámite o asunto.

• No comunicar ninguna información relacionada con las labores asociadas y/o con las decisiones de Gaia Servicios Ambientales a terceras personas, a menos que se tenga autorización para ello.

• No suministrar información de los clientes que dé a conocer de manera indebida a un tercero cualquier documento o dato que se deba mantener en reserva, como por ejemplo los resultados de campo, resultados de laboratorio, procesos productivos, entre otros.

• No suministrar a los clientes u otros la información que se deba mantener en reserva relacionada con quejas a menos que se tenga autorización para ello.

• Las muestras para análisis en el laboratorio serán enviadas a nombre de Gaia Servicios Ambientales, con el fin de proteger la identidad del cliente y evitar que se divulguen los resultados obtenidos por medio de terceros.

• Los informes de resultados enviados al cliente estarán protegidos contra ediciones y todos los empleados involucrados en los procesos de muestreo y transmisión de resultados requerirán de una clave para poder acceder a la información registrada y confidencial de los clientes de la empresa. Los resultados de los monitoreos ambientales se enviarán únicamente al cliente o a quién éste designe.